E-Rechnungspflicht für Unternehmen: Ihr Fahrplan für die B2B-Umstellung

Wer jetzt weiß, was wann gilt, kann in Ruhe planen, statt kurz vor knapp in Aktionismus zu verfallen. Genau das schauen wir uns hier gemeinsam an: klar, ohne Fachchinesisch, mit den Punkten, die für Ihr Unternehmen wirklich zählen.

Warum kommt die E-Rechnung Pflicht überhaupt?

Hintergrund ist eine EU-weite Initiative gegen Umsatzsteuerbetrug (bekannt als „ViDA" – VAT in the Digital Age) sowie der Wunsch, Rechnungsprozesse zwischen Unternehmen zu digitalisieren und zu vereinheitlichen. Strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten lassen sich automatisiert prüfen, schneller verarbeiten und leichter mit dem Finanzamt austauschen – das spart perspektivisch allen Seiten Zeit und Fehleranfälligkeit.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Zulässig sind aktuell zwei Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz). Beide lassen sich automatisiert von Buchhaltungssoftware auslesen, prüfen und weiterverarbeiten.

Wichtig zu wissen: Ein normales PDF, ein eingescanntes Dokument oder ein abfotografierter Beleg sind keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sie gelten rechtlich weiterhin als „sonstige Rechnung" auch wenn sie per E-Mail verschickt werden. Entscheidend ist allein der strukturierte Datensatz, den ein System automatisch auslesen kann.

Der Stufenplan: Wer muss ab wann was tun?

Der Gesetzgeber hat die Umstellung bewusst gestaffelt, damit Unternehmen ausreichend Zeit zur Umsetzung haben.

• Seit 01.01.2025: Alle inländischen Unternehmen – auch Kleinunternehmer*innen müssen E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform aufbewahren können. Keine Ausnahme, keine Übergangsfrist.
• Bis 31.12.2026: Alle Rechnungsaussteller*innen dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden; ein PDF-Versand benötigt die Zustimmung des Empfängers.
• Ab 01.01.2027: Unternehmen mit Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen und versenden.
• Ab 01.01.2028: Alle übrigen Unternehmen müssen ebenfalls ausstellen – die Umsatzgrenze entfällt vollständig.

Kurz zusammengefasst: Empfangen müssen Sie schon heute können. Versenden müssen Sie je nach Unternehmensgröße erst 2027 oder 2028. Bis dahin ist Zeit für eine saubere Umstellung.

Wie wird die 800.000 Euro-Grenze berechnet?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz Ihres Unternehmens im Jahr 2026 – nicht nur der Anteil aus B2B-Rechnungen und nicht der Gewinn. Wer 2026 insgesamt über 800.000 € Umsatz erzielt, ist ab dem 01.01.2027 zur Ausstellung verpflichtet. Wer darunter bleibt, hat bis Ende 2027 Zeit.

Was heißt das konkret für Ihr Unternehmen? Ihre To-dos

Sofort, für jedes Unternehmen:

• Ein eigenes E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang einrichten (z. B. rechnung@ihre-domain.de) und im Geschäftspartnernetzwerk bekannt machen
• Eine Möglichkeit schaffen, E-Rechnungen lesbar zu machen – etwa über den kostenlosen ELSTER-Viewer der Finanzverwaltung oder die eigene Buchhaltungssoftware
• Sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen im Originalformat (XML) revisionssicher archiviert werden – ein Ausdruck reicht nicht
• Dateianhänge vor dem Öffnen durch die Softwarelösung prüfen lassen

Mittelfristig, bis zu Ihrem persönlichen Stichtag:

• Ihren Gesamtumsatz 2026 einordnen; daraus ergibt sich, ob Sie ab 2027 oder erst ab 2028 selbst ausstellen müssen
• Prüfen, ob Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erstellen und automatisiert verarbeiten kann
• Einen Prüf- und Freigabeprozess für eingehende E-Rechnungen festlegen
• Die Umstellung frühzeitig mit Ihrem Steuerberater und Ihrem IT-Dienstleister abstimmen

Ausnahmen von der Ausstellungspflicht

Nicht jede Rechnung muss zur E-Rechnung werden. Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind insbesondere:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto – hier bleibt Papier oder PDF weiterhin zulässig
• Fahrausweise des Personenverkehrs
• Kleinunternehmer*innen nach § 19 UStG – sie sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit
• Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa aus Finanz-, Versicherungs- und Heilbehandlungsleistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG
• Rechnungen an Endverbraucher (B2C) – hier bleibt Papier oder PDF erlaubt
• Grenzüberschreitende Umsätze – die deutsche Pflicht greift nur, wenn Aussteller und Empfänger im Inland ansässig sind

Ein häufiges Missverständnis: Diese Ausnahmen gelten nur fürs Ausstellen. Empfangen muss jedes Unternehmen E-Rechnungen können. Auch Kleinunternehmer*innen und reine B2C-Betriebe. Sobald Sie eine E-Rechnung von einem anderen Unternehmen erhalten, müssen Sie diese verarbeiten können.

Risiken bei Nichtbeachtung

Wer die Umstellung verschläft, geht ein doppeltes Risiko ein:

• Vorsteuerabzug gefährdet: Liegt für einen pflichtigen Umsatz keine ordnungsgemäße E-Rechnung vor, kann der Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger ins Wanken geraten. Das ist wirtschaftlich oft das größere Risiko, und zwar für beide Seiten einer Rechnung.
• Bußgelder möglich: Nach § 26a UStG drohen Bußgelder bis zu 5.000 €, wenn eine pflichtige Rechnung nicht ordnungsgemäß ausgestellt wird.
• Archivierungspflicht: E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat unveränderbar und GoBD-konform aufbewahrt werden. Ein bloßer Ausdruck oder PDF-Export genügt nicht.